如何使用統一發票？
新設公司/行號在設立完成後，國稅局會依據多項因素進行綜合評估，例如營業地點的區段、營業場所的規模、所屬行業別、租金與薪資水準、商品單價等，來核定該公司是否需使用統一發票。若經核定須開立統一發票，並取得購票證後，企業主拿到發票本時，常常會面臨一個問題：「接下來該怎麼做？」如何正確開立發票？開錯了又該如何補救？其實，開發票看似簡單，實際上有許多細節需要留意。
一、 購買發票本：從哪裡買？怎麼買？買哪一種？
為了防止不肖業者藉由開立虛假發票，讓其他公司拿去報帳抵稅。企業必須經由正式程序取得發票，才能依法開立；若國稅局對公司營運狀況有疑慮，有可能限制或暫停購買，以防止違法行為發生。
發票的使用是以「雙月」為一期。例如：若公司預計在3月、4月開立發票，通常會在2月提前購買，此時購得的發票本上方會標示「中華民國114年3、4月份」，專門用於這兩個月份的交易開立。
若企業主須購買發票本，可查詢統一發票代售點資訊，至財政部印刷廠「全國代售點資訊查詢」系統查詢。辦理；或可於財政部印刷廠「發票網路購買暨查詢系統」，採網路方式申購統一發票。
購票時，需備妥以下兩項資料：
有效購票證
統一發票章及負責人章
請購單（需蓋上發票章及購票證上的小章）
二、 統一發票有哪幾種？如何使用？
在營業過程中，統一發票的開立是企業依法營運的重要一環。不過，根據交易對象與情境不同，所使用的發票種類也有所差異。以下就來說明常見的四種統一發票，幫助你快速掌握使用原則。
依據統一發票使用辦法第7條所示：
二聯式統一發票
主要用於賣方對非營業人銷售貨物或提供勞務時使用。發票分為兩聯：
第一聯為「存根聯」，由開立方自行留存；
第二聯為「收執聯」，交給買方做為憑證（也可用來對獎）。
「非營業人」通常指自然人、無統一編號的機關團體、外國公司，以及部分特殊對象，例如學校、政府單位、非營利組織，或執行業務者如律師、醫師、會計師等。
這類發票最常開立給一般消費者或外商客戶，有些買方也會請你註明他們的名字，以方便兌獎。
三聯式統一發票
若買方是營業人（即擁有統一編號的公司或事業單位），就必須使用三聯式統一發票。根據規定，三聯式發票的三個聯數分別是：
第一聯「存根聯」：由開立人保留；
第二聯「扣抵聯」：買方可用來申報營業稅扣抵；
第三聯「收執聯」：作為買方的記帳憑證。
與二聯式相比，三聯式的差異關鍵在於「對象」與「功能」：
二聯式：開給個人或無統編單位；
三聯式：開給有統一編號的公司或團體。
此外，三聯式比二聯式多出「扣抵聯」，是公司行號申報營業稅時不可或缺的文件。
收銀機統一發票
收銀機發票也是統一發票的一種，形式上常見於超商、連鎖餐飲等場所。依照開立對象，同樣可分為二聯式與三聯式：
二聯式收銀機發票：大多是我們在便利商店拿到的長條型紙本，發票上會有統一發票號碼及對獎資訊。
三聯式收銀機發票：通常體積較小、紙張偏硬，像是在加油站收到的發票，表面會有打孔，常用於企業報帳。
電子發票
近年政府積極推動電子發票政策，不但環保，也減少紙本存放的麻煩。電子發票是以數位方式開立與儲存的統一發票，分為兩種形式：
雲端發票：發票不會列印紙本，而是直接存入買方的手機載具（如條碼或會員帳號）中。
電子發票證明聯：即「紙本電子發票」，會列印出實體紙張，內容與傳統發票類似，可用來對獎或報帳。
你是否曾在超商被問：「要不要列印發票？有沒有載具？」這就是雲端發票與電子發票證明聯的差別。選擇載具存發票，就是使用雲端發票；若選擇列印紙本，則為電子發票證明聯。
電子發票的使用可參考 “電子發票懶人包及其申報營業稅注意事項”
三、 營業人應於何時開立統一發票？
以買賣業為例：
買賣業銷售貨物，應於發貨時開立統一發票，但發貨前已預收的貨款，應於收款時先行開立統一發票。若買賣雙方書面約定銷售的貨物須經買受人承認，買賣契約始生效力者，則於買受人承認時開立。
其餘行業可參考 加值型及非加值型營業稅法第32條下所列示之【營業人開立銷售憑證時限表】規定之時限，開立統一發票交付買受人。
四、如何正確開立統一發票？開錯怎麼辦？
📌 開立三聯式發票時要注意什麼？
三聯式發票包含三聯：
第一聯：存根聯（留在公司）
第二聯：扣抵聯（交給買方作為稅額申報憑證）
第三聯：收執聯（交給買方做帳用）
✅ 記得撕發票時，只撕下第二聯與第三聯交給買方，第一聯要自行保存。
✏️ 三聯式開立欄位說明：
買受人：可填寫買方公司或機關全名，也可以不填。
統一編號：一定要填，這是買方可否扣抵稅額的重要依據。
地址：非必要，但填寫有助於辨識對象、聯繫窗口。
日期：必須是開立當天，且按時間順序開立，不能跳號。
品名、數量、單價、金額：按照實際交易內容誠實填寫。
營業稅：一般是5%，計算結果須四捨五入至元。
金額與總計：金額為未稅金額，總計為含稅金額；總計欄須使用新台幣中文大寫（如：壹仟貳佰元整）。
發票章：三聯都必須蓋上公司發票章才具法律效力。(存根聯未有規定)
📌 開立二聯式發票有什麼不同？
二聯式發票相較簡化許多，只有：
第一聯：存根聯（公司自存）
第二聯：收執聯（交付消費者）
與三聯式不同的是，二聯式沒有扣抵聯，因此不適用於營業人報稅用途，通常開給自然人、外國公司或學校、非營利機構等非營業人。
✏️ 二聯式開立欄位說明：
買受人：可填也可不填，可寫個人姓名。
地址：選填，避免寫錯找不到買方。
日期：同樣要依開立順序逐張填寫。
品名、數量、單價、金額：如實填列。
總計：為含稅金額，需以中文大寫表示（如：貳佰元整）。
發票章：只需蓋在給客戶的收執聯，存根聯可不蓋。
⚠️ 開錯發票怎麼辦？二聯與三聯處理原則大不同！
✅ 發票開錯處理（適用二聯與三聯）：
金額寫錯：無論任何錯誤，都必須整張作廢重新開立。
買受人名稱及統一編號寫錯：營業人開立統一發票有第9條第1項規定應記載事項記載錯誤情事者，應另行開立，該誤寫之統一發票收執聯及扣抵聯註明「作廢」字樣，黏貼於存根聯上，如為電子發票，已列印之電子發票證明聯應收回註明「作廢」字樣，並均應於當期之統一發票明細表註明。
作廢程序：存根聯與收執聯（或三聯式的三聯）都要回收，在發票上畫上「X」並註明「作廢」字樣。
開立順序：務必從第一張依序開立，不可跳過或保留空白發票，否則容易造成漏開、被國稅局質疑漏報營業額。
✅ 特殊提醒（三聯式限定）：
若買方使用信用卡付款，需在發票備註欄註明信用卡末四碼，作為後續查帳憑據。
📌 二聯式發票作廢流程
✅ 當期發票（尚未申報）
標示作廢
將錯誤的發票各聯（存根聯與收執聯）標明作廢，例如在明顯處畫「X」或蓋上「作廢章」。釘起留存
將兩聯對摺後用釘書機釘在一起，切記不要誤釘到下一張發票。
✅ 已申報（屬於前一期）
此時不能直接作廢，必須透過「銷貨退回或折讓」的流程進行帳務處理。
請買方開立「銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」
該單據為四聯式，由買方填寫及用印。收回二聯式發票
收回第一聯（存根聯）與第二聯（收執聯），其餘兩聯由客戶留存。填寫資料
在折讓單的買受人欄位填寫買方姓名或公司名稱。
因為是二聯式開給個人，統編欄可空白（如若為三聯式，則統編須填寫完整）。
📌 三聯式發票作廢流程
✅ 當期發票（尚未申報）
分兩種情形：
發票尚未交給客戶：
直接標示作廢後重開新發票即可。發票已交給客戶但尚未申報：
先向買方取回「第二聯（扣抵聯）」與「第三聯（收執聯）」。
標示作廢：在三聯票據上畫「X」或蓋「作廢章」。
對摺並釘起，防止誤用或重複報稅。
✅ 已申報（屬於前一期）
此時同樣須依「折讓」程序處理。
請買方提供「銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」。
通常由買方先填寫，並加蓋公司章或負責人章。買賣雙方確認折讓內容後完成後續帳務調整。
✅ 小提醒：
發票一經開立就具法律效力，不論內容是否正確，若不妥善作廢或重開，都可能構成違法或漏報。
嚴禁跳號開立發票，每一張發票都需依序開立、妥善保存。
建議建立公司內部發票管理制度，定期清點與稽核。
五、 補充說明
📌 補充1：發票「備註欄」的正確用法
無論是二聯式或三聯式統一發票，都設有「備註欄」這一欄位，主要用途是供公司內部管理使用，其內容不會影響發票的稅務效力，但可作為品項識別、交易說明或財務整理的輔助依據。
常見的使用情境包括：
記錄商品內部編碼，補充品名欄不足的資訊。
標註特殊交貨說明或折扣備註。
若買方以信用卡付款，應於備註欄註明卡號末四碼。
開立發票給執行業務者（如律師、會計師）時，可於備註欄註明收款原因與相關案號。
此欄位彈性高，建議企業依內控需求規範統一格式，以利對帳與追蹤。
📌 補充2：什麼是「折讓證明單」？怎麼填寫？
折讓證明單是銷貨後因退貨、折扣、補貼等因素，進行帳務減項時所使用的合法憑證，主要用於原發票已申報、無法作廢的情況。無論是開立紙本發票或電子發票，皆須依實際狀況開立折讓單。
使用時機：
商品有瑕疵需退貨。
勞務未履行或部分履行。
價格調整、折扣讓利等情況。
折讓單注意事項：
可由買方或賣方開立，但須由雙方共同認可。
買方（進貨方）需於當期申報作為進項折讓／退出。
開立日期應為實際發生折讓當日。
買方需蓋統一發票專用章，始為有效。
如買方為個人消費者（無統編），應附回原發票並黏貼於折讓單背面。
若為電子發票，則可透過電子發票平台系統直接開立與管理。
📌 補充3：手開發票數字大寫寫錯怎麼辦？
根據統一發票使用辦法第24條規定，若統一發票記載事項錯誤，應立即辦理作廢，不得直接塗改。
若尚未申報：
收回所有聯（如收執聯、扣抵聯）。
在錯誤的發票上註明「作廢」，或蓋作廢章。
將收執聯、扣抵聯黏貼於存根聯上保存。
重新開立新發票。
若已申報且金額錯誤：
應向買方收回「扣抵聯」與「收執聯」。
向國稅局申請作廢重開。
若造成稅額溢繳，可申報「專案留抵」處理。
數字大寫書寫原則：
應使用正體中文大寫數字，如：「壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾」。
禁用簡體或變體字。
六、 常見Q&A
統一發票遺失，應如何辦理？
一、遺失空白發票：應即日敘明原因及遺失之統一發票種類、字軌號碼，向主管稽徵機關申報核銷。
二、遺失存根聯：取得買受人蓋章證明之原收執聯影本代替。
三、遺失扣抵聯或收執聯：取得原銷售營業人蓋章證明之存根聯影本或以未遺失聯之影本自行蓋章證明者，得以影本替代扣抵聯或收執聯作為進項稅額扣抵憑證或記帳憑證。
營業人銷售貨物與營業人可否開立二聯式統一發票？
不可以，應開立三聯式統一發票，否則應依營業稅法第48條規定論處。
營利事業供本業及附屬業務使用之贈送樣品，要不要開立發票？
營利事業供本業及附屬業務使用之贈送樣品、辦理抽獎贈送獎品、銷貨附送贈品及依合約規定售後服務免費換修零件者，所贈送之物品及免費換修之零件，除應設帳記載外，可免開立統一發票。
營業人取得之賠償收入應否開立統一發票？
營業人非因銷售貨物或勞務取得之賠償收入免開統一發票。
統一發票專用章的內容如何？
應刊明營業人名稱、統一編號、地址及「統一發票專用章」字樣，統一編號應使用標準5號黑體字之阿拉伯數字。
一次交易中有不同課稅別之貨物，如何開立發票？
同一買受人一次交易事項中包括不同課稅別之貨物或勞務時，應按應稅、免稅與零稅率分別開立，並於統一發票明細表課稅別欄註記。
每筆銷售額未滿50元之交易如何開立統一發票？
營業人每筆銷售額與銷項稅額合計未滿新臺幣50元之交易，除買受人要求外，得免逐筆開立發票，但應於每日營業終了時，按總金額彙開1張統一發票，註明「彙開」字樣，並於當期統一發票明細表備考欄註明「按日彙開」。但營業人以網際網路或其他電子方式開立電子發票、使用收銀機開立統一發票、使用收銀機收據代替逐筆開立統一發票者，或以自動販賣機銷售貨物或勞務經核定使用統一發票者，不適用彙開之規定。
經營外銷業務者應否開立統一發票，其銷售額應如何計算及申報？
一、營業人外銷貨物、與外銷有關之勞務或在國內提供而在國外使用之勞務，得免開立統一發票。
二、營業人直接外銷貨物予國外買受人者，應於報關當日按海關公布報關適用之匯率換算銷售額；其未經報關而係委託郵局或依法核准設立從事國際間快遞業務之營業人運送貨物外銷者，則應以郵局或快遞業者所核發執據之日期及金額為準，其金額屬外幣者，則以當日往來銀行買進外匯匯率換算銷售額。至營業人銷售與外銷有關之勞務或在國內提供而在國外使用之勞務，應以收款日為準，並以當日往來銀行買進外匯匯率換算銷售額。
營業人可否申請按月彙總開立統一發票？
營業人符合下列條件者，得檢附申請書及列有買受營業人名稱、地址及統一編號之名冊向所在地主管稽徵機關申請核准，就名冊內營業人銷售貨物或勞務，按月彙總於當月月底開立統一發票：
一、無積欠已確定之營業稅及罰鍰、營利事業所得稅及罰鍰者。
二、最近2年度之營利事業所得稅係委託會計師查核簽證申報或經核准使用藍色申報書者。
延伸文章：
聯結專業，創造價值
Austin 李漢生 會計師 | 聯創會計師事務所
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