中小企業預算控制指南
在中小企業的經營中，預算控制是維持財務穩健與提升經營效率的重要工具。透過有效的預算控制，可以幫助企業掌握資金流向、降低成本並提高利潤。預算控制的設定會隨著市場變化有所變動使企業能有效適應市場情勢!
一、何謂預算?
中小企業為達成其目標並規劃未來一定期間內所需執行的行動計劃(預期耗用的資源及預期產生的資源)。
預算執行情況指對已執行資源之流入或流出動向進行實際與預期差異分析，企業主能快速地找出差異原因並提供解決方案的基礎。差異分析的數據常以財務性預算(金額)或非財務性預算(百分比、數量)等列示。
➤ 中小企業主在經營時遇到最大的問題是在有限的資源裡欲達成短期或長期目標，因沒有適當的資源分配導致實際結果未如預期，資源並未有效的運用也缺乏追蹤資源能力。
二、預算功能
Ⓐ設定明確的財務目標
在編列預算前，先確立公司的財務目標，例如：年度營收成長率、成本降低比例或是預期利潤。明確的目標能讓預算編列更具方向性，並幫助後續的執行與檢討。
Ⓑ編製合理且具彈性的預算
根據過去的財務數據與市場變化，擬定合理且具彈性的預算。例如：針對銷售、成本、行銷費用等項目，設定不同情境的預算範圍，以因應市場的不確定性。
Ⓒ定期檢視與追蹤預算執行情況
預算編列後，應定期檢視實際數據與預算的差異。若發現超支或未達標的情況，需即時分析原因並採取調整措施，確保財務目標得以達成。
Ⓓ 善用數位工具提高效率
運用會計軟體或財務管理系統，能大幅提升預算控制的效率與準確性。工具能即時提供財務報表與分析，協助管理者快速掌握財務狀況並做出決策。
Ⓔ培養團隊的預算觀念
讓各部門了解預算的重要性，並參與預算編製與執行。透過溝通與教育，建立團隊共同承擔財務責任的文化，能有效提升預算執行的效果。
三、預算控制案例
假設一間食品批發的中小企業，透過預算編製，發現第三季因應原物料價格上漲，營運資金將出現短缺。
企業主在檢視預算後，提前與銀行洽談短期貸款，並評估是否調整產品售價與採購策略。
在執行期間，企業持續追蹤預算執行情況，發現實際原物料價格波動小於預期，因此決定暫緩調價，以維持市場競爭力。
季末檢討時，企業確認資金狀況穩定，並將此經驗納入下年度預算編製參考。
由於預算的預警作用與持續檢視，企業得以及早因應，避免資金斷鏈，並維持正常營運。
四、營業預算之編制
Step 1: 銷售量預測與銷貨預算
預算編製的起點通常是銷貨預算，這是因為多數中小企業的營運活動與銷貨緊密相關，例如採購、生產及行銷等。企業會根據市場需求，來決定生產與採購的數量，同時評估行銷所需的時間與資源投入，確保整體營運規劃更加精確與有效。
市場需求分析：根據市場趨勢、消費者需求、季節性變化及行業發展，預測未來銷售量。
歷史銷售數據：通過分析過去的銷售表現，特別是同期比較，可以提供對未來銷售預測的參考。
競爭對手狀況：了解競爭對手的銷售策略、市場份額及新產品推出等因素，有助於預測市場份額的變化。
行銷活動：企業的行銷推廣計畫（如促銷活動、廣告宣傳等）可能會影響銷售量，因此這些活動需納入預算考量。
價格策略：銷售價格的變動，如促銷折扣、價格調整等，也會影響銷售預算的編製。
生產能力與庫存狀況：企業的生產能力及庫存量會影響能夠達成的銷售目標，因此這些因素需要考慮在內。
▶編製銷貨預算：
假設A公司預計2025年產品的市場總需求為1,000,000單位，銷售旺季集中在1月、4月和12月，其他月份的銷售量差異不大。A公司對產品的售價影響較小，預計2025年每單位產品的售價為500元。根據這些資料，A公司預測第一季的銷量分別為30,000單位、10,000單位和10,000單位。
Step 2: 生產與製造成本預算
根據預期銷售量、產品成本及生產計劃，預測未來一段時間內的生產成本，這是確保公司營運順利進行的重要步驟。
1. 各季節間平均分配生產或採購量，並在銷售淡季積累更多庫存，以備銷售旺季時補充生產不足的需求
這一策略的目的是確保企業在銷售旺季時，能夠有效應對需求激增而不會發生缺貨情況。具體做法如下：
- 季節性需求預測：根據市場需求波動，企業在銷售淡季（例如，春季或秋季）進行較多的生產或採購，這樣可以在需求較低的月份累積較高的存貨。
- 庫存管理：在銷售旺季（例如，夏季或冬季），由於需求較大且可能面臨生產或採購不足的情況，這些淡季積累的存貨將成為補充市場需求的來源，確保不會因為生產滯後或供應鏈問題而造成缺貨。
- 減少生產高峰期壓力：通過淡季的存貨累積，減少旺季時的生產壓力，企業可以專注於提升產品品質和市場行銷。
2. 保持生產前置期所需的庫存水平，並根據銷售量的波動調整生產或採購數量
此策略強調根據銷售量的波動及市場需求的變化，靈活調整生產或採購計劃，以應對不同階段的需求變化。具體做法如下：
- 前置期存貨需求計劃：根據預測的銷售波動和生產週期，確保在生產前置期間（例如從訂單到交貨的時間）保持足夠的庫存。這樣可以在需求波動或供應鏈中斷時，保持足夠的產品庫存，避免銷售中斷。
- 動態調整生產計劃：隨著市場需求的變化，根據實際銷售數據調整生產計劃。例如，若某個季度銷售量異常上升，則可增加當期的生產或採購量；若銷售放緩，則相應減少生產或推遲採購，減少庫存積壓。
- 採用安全庫存：對於波動較大的產品，可以設定安全庫存水平，在銷售量未達預期時，安全庫存將作為緩衝，避免短缺。
▶編製生產或採購預算：
若A公司決定根據銷售量波動調整生產或採購數量，並保持生產前置期所需的庫存水平，則該公司會根據每月的銷售預測，提前準備相應的庫存來滿足未來需求。A公司估計產品從採購到銷售需要8天，並決定每個月底的庫存應該達到次月銷售量的30%，以確保在生產或採購期間能夠順利供應市場需求。並假設四月份預期銷貨量為30,000單位且期初存貨為5,000單位
【注意事項】：若為製造業，可依據公司所需增列不同預算表，例如：編製”直接原料成本預算”、”存貨採購預算”、”直接人工成本預算”、”製造費用預算”等，作為營業預算基礎。
Step 3: 營業費用預算
企業在一定期間內預計的所有營業相關開支，包括銷售、一般與行政（SG&A）費用等。營業費用預算對於企業資金管理、成本控制和預測未來的財務狀況至關重要。以下是營業費用預算的主要組成部分及編製方法：
1. 銷售費用
銷售費用是與銷售活動直接相關的費用，通常包括：
廣告與促銷費用：企業用於市場推廣和廣告活動的費用，包括網絡廣告、電視廣告、社交媒體推廣等。
銷售人員薪資與佣金：銷售團隊的薪水、提成及其他獎金。
物流與配送費用：包括貨物運輸、倉儲及配送相關的費用。
樣品與展示費用：向潛在客戶提供樣品和展示品的費用。
2. 一般與行政費用（SG&A）
一般與行政費用指的是公司運營過程中不可直接歸屬於生產活動的費用，包括：
管理人員薪酬：公司高層及行政人員的薪資和獎金。
辦公室租金與水電費：公司日常運營所需的固定費用。
保險費用：包括財產和員工福利等保險。
辦公設備與消耗品：如打印機、辦公文具、電腦設備等的費用。
法律與會計費用：企業日常所需的法律和會計服務費用。
3. 研發費用（若適用）
如果企業涉及新產品的研發或技術創新，則研發費用將成為營業費用的一部分。這些費用包括：
研發人員薪資
研發設備與材料
研究項目的外包費用
4. 其他營業費用
還包括其他與公司運營有關的費用：
差旅費：企業員工的差旅、住宿及交通費用。
培訓費用：員工技能提升的費用。
非生產性人力資源支出：如招聘費用等。
▶編製營業費用預算：
五、營業預算控制總結
營業預算控制的一個核心功能是比較實際與預算之間的差異，並根據分析結果進行調整。透過這一過程，企業可以確保資源得到有效運用，並及時調整策略以應對財務狀況的變化。
1. 實際與預算差異分析：
每個月或季度，企業應該將實際執行的數據與預算中的數字進行比較，識別出差異點。這些差異可能來自多個方面，通常可分為以下幾類：
銷售差異：實際銷售量與預算中的銷售預測存在差異。這可能是因為市場需求波動、行銷策略未達預期效果，或者競爭環境變化等因素造成的。
成本差異：實際成本超過預算，可能由於生產成本、原物料價格波動或員工薪酬等方面的變化。也可能是運營效率不足，或外部因素（如政策變動）影響了成本結構。
營業費用差異：各項營業費用（如廣告費、管理費、辦公費等）與預算存在偏差。這可能是由於額外的行銷推廣、突發性開支或預估不足等原因引起。
2. 針對差異進行調整與修改：
一旦識別出實際數據與預算之間的差異，企業應根據以下幾個步驟進行調整和修改：
銷售預算調整：如果實際銷售量低於預算，可以分析原因，例如市場需求萎縮、競爭激烈等。針對這些原因，企業可以調整銷售策略，如加強行銷推廣、調整價格、推出促銷活動等，並對後續銷售預測進行修正。
成本預算調整：如果實際成本超出預算，可以對成本結構進行評估，檢查是否有不必要的開支，或是某些項目未能有效控制。企業可以重新談判供應商合同、優化生產過程或精簡非必要開支來減少成本。若是不可控制的因素（如原材料價格上漲）造成成本超支，則需要在未來預算中適當調整。
營業費用調整：如果某些營業費用超出預算，應分析是否有突發性支出（如意外的廣告支出、額外的員工福利等），並考慮這些費用對未來的影響。若是計劃外的支出，企業可以選擇暫時削減其他費用，或者調整預算以便應對這些超支。
庫存與生產調整：根據銷售預測的差異，企業需要調整生產計劃或採購策略。若預計銷售不如預期，則可以減少生產量或推遲採購；若銷售需求超預期，則需提前採購原材料並增加生產。
3. 如何進行預算修正與實施調整：
定期回顧預算：企業應該在每個財務期結束時（如每月或每季）進行預算回顧，並比對實際數據與預算的差異。這樣能及時發現問題並做出調整。
建立差異分析機制：除了每月的財務報表，企業應該定期進行差異分析報告，對所有重大差異進行分析並提出具體解決方案。
預算彈性化：預算應具備一定的彈性，能夠根據市場狀況及時調整。若市場發生較大變動，應該對原來的預算做出修正，避免因為預算僵化而影響企業運營。
4. 未來預算的預警作用：
預警信號：預算控制不僅有助於識別當前問題，還能為未來的經營提供預警。例如，如果某些費用或銷售差異反覆出現，這應該引起管理層對市場趨勢、成本管理或內部流程的深度關注。
未來修正與規劃：企業應將實際執行情況中的學習經驗納入到未來預算編製中，根據過去的差異進行調整，避免類似問題再次發生，並在預算編製時更精確地預測財務狀況。
預算控制並沒有固定的格式，中小企業主可以根據自身產業的需求來編製最符合自己企業的預算控制。編製過程中，企業主需確保所使用的因子具備可數據化特徵，或至少對銷售、生產等關鍵指標具有顯著的影響力。實務中，某些因子難以完全數據化，因此在編製預算時需要考量這些非數據化因素對企業運營的潛在影響。例如，員工士氣和創新能力是難以量化的因素，但它們卻能直接影響企業的生產效率和市場競爭力。企業應對這些非數據化的預算項目進行合理預測，並在執行中靈活調整。
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Austin 李漢生 會計師 | 聯創會計師事務所
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